Von 15 auf 5 Tagen beschleunigt: pmOne liefert Boost für SAP Monatsreporting

Die Lösung im Überblick

Unter der neuen Leitung von Sascha Torsten Mayer wurden das Finanzwesen und die Berichterstattung der KLK Emmerich GmbH, einem Global Player auf dem Markt für oleochemische Produkte, innerhalb weniger Monate sowohl konzeptionell als auch technologisch reformiert. Mit Unterstützung von pmOne ist der Übergang von einem Excel-PDF-Denken zu einem integrierten System gelungen. Auf dieser Basis werden Daten aus den verschiedenen Bereichen zusammengeführt, aufbereitet und bedarfsgerecht ausgewertet — und das in einem Bruchteil der bislang benötigten Zeit. Das Ziel, die verfügbaren Unternehmensdaten ganzheitlich und konsistent darzustellen, wurde erreicht und damit dem Management eine verlässliche Grundlage für kluge etriebswirtschaftliche Entscheidungen an die Hand gegeben. Ein Vorzeigeprojekt, das auf Betreiben des malaysischen Mutterkonzerns für alle Gesellschaften adaptiert werden soll.

Ausgangssituation: Ein quasi nicht vorhandenes Management-Informationssystem

Als Sascha Torsten Mayer im April 2016 seinen neuen Job als CFO bei der KLK Emmerich GmbH antrat, fand er eine sehr diversifi zierte Berichtslandschaft mit nur geringem Automatisierungsgrad vor. Das Unternehmen ist europäischer Marktführer in Produktion und Vertrieb von Fettsäuren und Glycerin und erwirtschaftet mit 440 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von rund 600 Mio. Euro. Gerade war SAP ECC 6 am Standort eingeführt worden, doch es standen keine für die Unternehmenssteuerung relevanten systemgestützten Auswertungen zur Verfügung. Vielmehr umfasste die Berichtslandschaft etwa 500 miteinander verknüpfte Excel-Files. Daten wurden von SAP in Excel geladen und dort in Einzelberichten für verschiedene Zwecke und Anforderungen weiterverarbeitet. Das Problem: Die Zahlen aus dem SAP-System waren nicht zwingend identisch mit denen, die in der Berichterstattung ankamen. Eine der vordringlichsten Aufgaben im neuen Job sah Finanz-Chef Mayer deshalb darin, „ein vernünftiges Management-Informationssystem auf die Beine zu stellen“.

Auf den Punkt gebracht

Mit dem Thema Management-Reporting hatte sich Sascha Torsten Mayer bei Henkel seit 2002 intensiv auseinandergesetzt. Sein Ziel für KLK Emmerich war es, ein System zu schaffen, das dem Management schnell einen Überblick über die aktuelle Geschäftssituation verschafft und eine zuverlässige Grundlage für Entscheidungen bietet. Die manuelle Berichterstattung sollte abgelöst und Fachbereiche in die Lage versetzt werden, relevante Daten selbst aufzubereiten (Pull statt Push). Vorrangig aber war, ein integriertes System aufzubauen, das konsistente und verlässliche Daten liefert. Das Projekt erhielt den Namen SPOT, was einerseits für ein Single Point of Truth-System steht, andererseits aber auch dem Prozess Rechnung trägt, dass sämtliche Unternehmensinformationen zusammengeführt werden.

Kern der neuen Lösung ist ein zentrales Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Servers. Als Schnittstelle zwischen den Basisdaten aus SAP und der Microsoft-Welt fungiert cMORE/Connect, das über Nacht die Daten abzieht und bereitstellt. Neben SAP können dort auch weitere steuerungsrelevante Informationen eingespeist werden. Darauf baut mit cMORE/XL eine fachanwendertaugliche Reporting-Lösung auf, deren konsistente, tagesaktuelle Datenbasis von unterschiedlichen Nutzergruppen herangezogen wird, um die Daten dann ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend zu Berichten und Analysen aufzubereiten – wahlweise in Excel oder in einem Web-Frontend.

Dass es sich bei cMORE/XL um ein „performanceträchtiges Frontend“ handelt, wusste der neue CFO bereits aus seiner früheren Tätigkeit bei Henkel, wo das Tool neben vielen anderen pmOne-Produkten im Einsatz ist. Unabhängig davon hatte es bei KLK Emmerich zunächst einen Auswahlprozess gegeben, bei dem mit externer Unterstützung etwa zwei Dutzend potenzielle Lösungen gesichtet wurden. Schließlich hat ein mittelständisches Unternehmen ganz andere Anforderungen an eine Business-Intelligence-Lösung als ein Großkonzern. Dennoch konnte die pmOne-Lösung am Ende auch hier überzeugen – insbesondere durch ihr gutes Preis-Leistungsverhältnis.

Binnen weniger Monate ein belastbares, automatisiertes Monatsreporting aufgebaut

Auch wenn noch nicht alle SAP-Teilsysteme angeschlossen waren, konnte der neue CFO bereits wenige Monate nach seinem Amtsantritt auf beachtliche Erfolge verweisen: Das bestehende Berichtswesen wurde automatisiert und ein Single Point of Truth für jegliche Unternehmensinformationen installiert. Ein bemerkenswerter Erfolg, trotz nur geringen Projektressourcen. So wurde das Projekt im Wesentlichen seitens der KLK von dem Leiter Controlling, Sebastian Düvert, und seinem Produktionscontroller Marcel Niebergall sowie der Referentin für Steuern Juliane Remy als Accounting Representant durchgeführt. Unterstützt wurde das KLK SPOT Team durch zwei pmOne-Consultants (Reporting und Cube). Auf Basis vordefi nierter Datenmodelle konnte mit SPOT eine zentrale Sicht auf Unternehmensdaten aufgebaut werden, die die Bereiche Finanzen (FI), Controlling (CO) und Logistik (MM,SD, PP) umfasst. Auch ist die Anbindung zusätzlicher Datenquellen vorgesehen, um mittelfristig eine Planung abzubilden. Unter dem Strich steht ein belastbares, automatisiertes Monatsreporting, das neben der einheitlichen Sicht auf Geschäftszahlen einen zentralen Zugang zum Management Reporting gewährt. Abgesehen davon, dass die Zahlen jetzt nachvollziehbar und transparent sind, liegen sie auch wesentlich früher vor. Die Erwartungen, die an den Namen SPOT geknüpft waren, sind somit erfüllt worden. Dazu Finanzchef Mayer: „Mittlerweile gibt es ein Grundvertrauen in die Zahlen, die in SPOT hinterlegt sind. Wir sprechen heute nicht mehr über die Richtigkeit der Zahlen, sondern über die Optimierung der Geschäftsabläufe.“

Der Erfolg machte schnell die Runde, und auch im Mutterkonzern in Malaysia wurde man hellhörig. Infolgedessen bekam die deutsche Finanzmannschaft Gelegenheit, einen Vorschlag zum Aufbau eines Berichtswesens für den Gesamtkonzern einzureichen – und präsentierte einen schlanken und funktional aufbereiteten Topmanagement-Report. Nach einem Finetuning wurde das entsprechende Template dann verabschiedet und wird in den folgenen Monaten gruppenweit implementiert. Somit soll zukünftig der komplette Teilkonzern KLK-Oleo von einer deutlichen Beschleunigung des Berichtswe- Wie ist es gelungen, eine so deutliche Zeitersparnis zu realisieren? sens profi tieren. Anstatt in der dritten oder vierten Arbeitswoche soll die Monatsberichterstattung nun schon in der ersten oder zweiten Arbeitswoche vorliegen – und zwar per Knopfdruck. „Es ist wohl eher selten, dass eine Tochtergesellschaft als

Wissensträger für den Mutterkonzern fungiert“, kommentiert Mayer die Erfolgsstory von SPOT.

„Technisch sind wir heute in der Lage, ein Berichtwesen mit täglichen Umsätzen und Produktionsdaten aufzusetzen“, versichert Sascha Torsten Mayer. Doch zwei Drittel der Zeit beim Berichtsprozess einzusparen, ist für ihn nur bedingt ein technisches Thema: „Wesentlich ist, nicht bei den Endprodukten anzusetzen, sondern direkt im Quellsystem, wo wir ein intensives Validierungs- und Freigabeverfahren eingebaut haben. Es war also eher eine organisatorische Herausforderung“. Neben den leistungsfähigen Produkten kommt hier auch die fachliche Kompetenz des Beratungspartners ins Spiel. „Sehr geholfen hat uns pmOne durch einen pragmatischen, hemdsärmeligen und zugleich professionellen Ansatz“, zeigt sich der KLK-CFO zufrieden. In der direkten Zusammenarbeit mit den pmOne-Consultants hat sein Team in Sachen Konzeption, Customizing und Report-erstellung viel mitgenommen. Einige der Controller sind nun bestens gerüstet, um die malaysischen, chinesischen oder belgischen Kollegen zu trainieren und auf diese Weise das erworbene Wissen in die Organisation einzubringen.

Neues Rollenverständnis: Vom Number-Cruncher zum Business-Partner

Mit der Einführung des neuen Systems, an das an den Standorten Emmerich und Düsseldorf derzeit etwa 50 Anwender angebunden sind, ging ein Rebranding des Controllings einher. Bestand die Aufgabe des Teams vormals überwiegend darin, Zahlen zu kontrollieren, war bereits in den ersten Monaten nach Projektstart ein Übergang zu mehr wertschöpfenden Tätigkeiten erkennbar. Mittlerweile spricht der Finanzchef von seinem Team als „echtem Business-Partner“, der über Produktions- und funktionale Controlling-Einheiten sowie über Reporting- und Planungseinheiten verfügt. „Wir wollten ganz bewusst kein Restrukturierungs- und Einsparungsprogramm, sondern eine Erweiterung der bestehenden Ressourcen, die alle mehr können als nur Berichte zu erstellen. Und genauso haben wir das auch immer kommuniziert“, erläutert CFO Mayer und fasst zusammen: „Mit SPOT haben wir inhaltlich in der Berichterstattung den Anfang eines neuen Zeitalters
für uns eingeläutet.“